Digitale Buchhaltung bedeutet heute deutlich mehr, als Rechnungen zu scannen und Belege online bereitzustellen. Entscheidend ist, dass Daten möglichst ohne Medienbruch aus den vorhandenen Systemen in die Finanzbuchhaltung gelangen und dort effizient weiterverarbeitet werden können.
KJP verbindet deshalb steuerliche und buchhalterische Kompetenz mit eigener IT-Kompetenz. Unsere IT-Spezialisten unterstützen dabei, Schnittstellen zwischen Finanzbuchhaltung und den im Unternehmen vorhandenen Systemen zu schaffen – etwa zu Warenwirtschaft, ERP, Faktura, Dokumentenmanagement, Kassen- oder Branchensoftware.
Je nach Unternehmen arbeiten wir unter anderem mit DATEV Unternehmen online, Lexware Office und Taxflow. Entscheidend ist für uns nicht ein bestimmtes Programm, sondern ein digitaler Prozess, der zum Unternehmen passt und zuverlässig funktioniert.
Was digitale Buchhaltung heute bedeutet
Eine moderne Finanzbuchhaltung beginnt möglichst dort, wo die Daten entstehen.
Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, E-Rechnung oder Lieferantenportal. Ausgangsrechnungen entstehen in Faktura-, ERP- oder Branchensystemen. Zahlungen laufen über Bankkonten oder Zahlungsdienstleister. Kassen, Onlineshops und Warenwirtschaftssysteme erzeugen weitere buchungsrelevante Daten.
Statt diese Informationen anschließend erneut manuell zu erfassen, sollten sie möglichst strukturiert und automatisiert in den Buchhaltungsprozess übernommen werden.
Das Ziel ist nicht die digitale Kopie des Pendelordners, sondern ein durchgängiger Datenfluss vom Vorsystem bis zur Finanzbuchhaltung und zurück zum Unternehmen.
Weniger manuelle Arbeit
Digitale Belege, Schnittstellen und automatisierte Buchungsvorschläge reduzieren wiederkehrende Erfassungsarbeiten. Daten, die bereits in einem System vorhanden sind, sollten möglichst nicht ein zweites Mal eingegeben werden müssen.
Aktuellere Unternehmenszahlen
Je schneller und strukturierter Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung verarbeitet werden, desto früher stehen aktuelle Auswertungen zur Verfügung. Damit wird die Finanzbuchhaltung zunehmend zu einem Instrument für Liquiditäts-, Ergebnis- und Unternehmenssteuerung.
Weniger Medienbrüche
Rechnungen ausdrucken, PDF-Dateien verschieben, Excel-Listen ergänzen und Informationen anschließend erneut erfassen: Genau solche Medienbrüche versuchen wir durch passende digitale Prozesse und Schnittstellen zu vermeiden.
Bessere Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
Unternehmen und KJP arbeiten auf derselben digitalen Datengrundlage. Rückfragen, Belegzugriffe und Auswertungen können schneller erfolgen, während Informationen nicht mehr zwischen Papierordnern, E-Mails und unterschiedlichen Ablagen verteilt sind.
Was Unternehmen von einer guten digitalen Buchhaltung haben
DATEV Unternehmen online
Für die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kanzlei – insbesondere bei Belegen, Bank, Zahlungen und Auswertungen.
DATEV Unternehmen onlineLexware Office
Eine schlanke cloudbasierte Lösung, die insbesondere bei kleineren Unternehmen bereits zahlreiche kaufmännische Prozesse digital abbilden kann.
zum Lexware OfiiceTaxflow
Eine weitere Möglichkeit für digitale Buchhaltungs- und Belegprozesse, die wir abhängig von den Anforderungen des Unternehmens in die Zusammenarbeit einbinden können.
zu TaxflowAndere Systeme
Auch andere Systeme sind grundsätzlich kein Ausschlusskriterium. Entscheidend ist, welche Daten zur Verfügung stehen und wie wir diese sinnvoll in den Buchhaltungsprozess integrieren können.
Nicht jedes Unternehmen braucht dasselbe Buchhaltungssystem
Die passende Lösung hängt von Unternehmensgröße, Organisation, vorhandener Software und den internen Prozessen ab. Deshalb setzen wir nicht voraus, dass jeder Mandant mit demselben System arbeitet.
Zu den Lösungen, mit denen wir in der digitalen Zusammenarbeit arbeiten, gehören insbesondere:
Schnittstellen sind häufig wichtiger als die Buchhaltungssoftware
Viele Unternehmen verfügen bereits über leistungsfähige Systeme: ERP, Warenwirtschaft, Faktura, Dokumentenmanagement, Onlineshop, Kassensystem oder spezielle Branchensoftware.
Eine gute digitale Finanzbuchhaltung sollte diese Systeme nicht ersetzen, sondern deren Daten möglichst effizient nutzen.
Hier haben wir bei KJP einen besonderen Vorteil: Durch unsere eigenen IT-Spezialisten können wir steuerliche, buchhalterische und technische Anforderungen gemeinsam betrachten.
Wir prüfen, welche Daten ein vorhandenes System bereitstellt, welche Schnittstellen genutzt werden können und wie sich der Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung möglichst automatisiert gestalten lässt.
Typische Anbindungen betreffen beispielsweise:
– ERP- und Warenwirtschaftssysteme
– Faktura- und Rechnungssysteme
– Dokumentenmanagementsysteme
– Kassen und Kassensysteme
– Onlineshops und Zahlungsdienstleister
– Branchenlösungen
– Banken und Zahlungsverkehr
– Lohn- und Personalsysteme
1. Bestehende Prozesse verstehen
Zunächst analysieren wir, wie Rechnungen, Zahlungen, Belege und sonstige Daten heute entstehen und verarbeitet werden. Dabei betrachten wir auch die vorhandenen Programme und Verantwortlichkeiten.
2. Zielprozess festlegen
Gemeinsam bestimmen wir, welche Arbeitsschritte im Unternehmen verbleiben, welche KJP übernimmt und an welchen Stellen Automatisierung sinnvoll ist.
3. Systeme verbinden
Anschließend richten wir die erforderlichen digitalen Abläufe ein und prüfen Schnittstellen zu bestehenden Vorsystemen. Dabei beziehen wir bei Bedarf unsere IT-Spezialisten direkt ein.
4. Prozesse laufend verbessern
Digitalisierung ist selten mit der erstmaligen Einrichtung abgeschlossen. Buchungsvorschläge, Datenimporte, Freigaben, Zahlungsprozesse und Auswertungen können anschließend Schritt für Schritt weiter automatisiert werden.
So entwickeln wir eine digitale Buchhaltung
Gute digitale Buchhaltung beginnt nicht beim Beleg – sondern beim Prozess, in dem die Daten entstehen.
Digitale Prozesse müssen auch steuerlich funktionieren
Trotz aller Automatisierung bleiben die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung bestehen. Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit, Berechtigungen und die Dokumentation wesentlicher Prozesse müssen deshalb von Anfang an berücksichtigt werden.
Das gilt zunehmend auch für strukturierte elektronische Rechnungen. Eine E-Rechnung sollte möglichst nicht wieder in einen manuellen PDF- oder Papierprozess zurückgeführt werden, sondern ihre strukturierten Daten sollten im digitalen Prozess weiterverwendet werden.
Deshalb betrachten wir Digitalisierung nicht isoliert als IT-Projekt, sondern immer gemeinsam mit den steuerlichen und organisatorischen Anforderungen.
Analyse Ihrer bestehenden Buchhaltungsprozesse
Wir identifizieren Medienbrüche, manuelle Arbeitsschritte und Automatisierungspotenziale.
Auswahl und Einrichtung geeigneter Systeme
Zum Beispiel DATEV Unternehmen online, Lexware Office oder Taxflow – abhängig von Ihren Anforderungen.
Schnittstellen und Datenübernahmen
Gemeinsam mit unseren IT-Spezialisten verbinden wir vorhandene Vorsysteme möglichst effizient mit dem Buchhaltungsprozess.
Digitale Finanzbuchhaltung
Wir übernehmen die laufende Finanzbuchhaltung auf Basis digitaler Daten und Prozesse.
Automatisierung und Optimierung
Bestehende Abläufe entwickeln wir weiter – vom Rechnungseingang über Zahlungsprozesse bis zu Auswertungen und Reporting.
Was KJP für Sie übernehmen kann
Ihre Ansprechpartner
Sibel
Kaya
Steuerfachwirtin
Fon: 05241.40307-49
s.kaya(at)kjp-web.de
Sinan-Elyesa
Sezer
IT-Administrator
Kaufmann für Digitalisierungsmanagement
Fon: 05241.40307-21
sezer(at)kjp-web.de
Ihre Buchhaltung könnte digitaler laufen?
Ob DATEV Unternehmen online, Lexware Office, Taxflow oder ein bereits vorhandenes ERP- bzw. Branchensystem: Wir schauen uns Ihre bestehenden Prozesse an und entwickeln eine digitale Finanzbuchhaltung, die zu Ihrem Unternehmen passt.
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